И вот ваш начальник решил выступать
Как погасить этот пожар и не сгореть в нём
Руководитель прислал вам презентацию в PowerPoint и сказал «я выступаю тогда-то, тема у меня такая-то». Что с этим делать дальше — непонятно. Вы назначаете в гугл-календаре встречу с начальником и обсуждаете слайды, потому что это кажется самым очевидным, с чего можно начать.

Дальнейшая работа над презентацией для выступления сводится к тому, что вы как послушный карандаш записываете и выполняете пожелания руководителя, на какой слайд поставить схему, а на какой — список из 10 пунктов.

Из-за этого презентация превращается в головную боль, потому что нет глобальной мысли, которая бы объединяла все эти слайды. Потом руководитель выступает на конференции, и выступление получается скучным, хотя слайды он утвердил, и вроде бы всё было в порядке. Но результатом он недоволен, и получается, что вашей работой тоже.
Что делать, чтобы с вами этого не случилось
Первое, что предстоит поменять — это отношение руководителя к выступлению с презентацией. Выясните, почему ему небезразлично это выступление, что важного он хочет там сказать, и главное — что его слушатели должны сделать после этого выступления.
Формальные, поверхностные ответы «потому что надо» здесь не годятся — без честности
и конкретики не сделаешь презентацию,
с которой не стыдно выступать.
Плохой пример диалога с начальником
о презентации


— Владислав Евгеньевич, зачем мы выступаем на «Атлантах» в этом году?

— В смысле зачем? Ты сама знаешь, я же тебе сказал, тема у меня такая-то. Что ты тратишь моё время?
Хороший пример диалога с начальником
о презентации

— Владислав Евгеньевич, вам выступать через 4 дня перед 3000 человек, что вы хотите им сказать?

— Чтобы этот бизнес построить, мне пришлось пробить не один потолок. Так что если они будут сидеть, как блохи в стеклянной банке, тогда про рост пусть и не думают.
Если обсуждение заходит в тупик или вашего умения интервьюировать не хватает, чтобы решить эту задачу, позовите агентство или студию презентаций. Руководитель не захочет уходить от ответов на вопросы приглашённого специалиста, которого для этого наняли и оплатили работу.
1. Выясните, почему люди должны вас слушать
Большинство презентаций начинаются с информирования: посмотрите, какие мы классные, какого мы добились успеха. Такие презентации усыпляют слушателей.

Вместе с начальником найдите цель презентации, потом продумывайте наполнение. Нельзя просто произносить слова со сцены — всегда нужно понимать, зачем вы это делаете. Текст выступления нужно прожить.
Плохой пример выступления с презентацией

Компания основана в 2008 году… В 2011 году ROI составил… Следующий слайд… Выручка составила 45%…
Хороший пример выступления с презентацией

Весь год наша прибыль росла на 20% каждый месяц, и тут — вдруг — упала до нуля.
2. Постройте рассказ
После того, как определитесь с целью презентации и пропишете её структуру, проведите встречу, на которой проговорите с начальником весь текст. В идеале говорить должен он, а не вы — потому что для слушателей ценен именно его личный опыт.
Добиться этой встречи критически важно, потому что именно сейчас выясняются моменты, которые влияют на качество будущего выступления.
Например, если выступление должно длиться 30 минут, а рассказ получился только на 10, значит, нужно будет добавить ещё контента. Или наоборот, руководитель увлёкся и рассказ занял 40 минут при лимите полчаса — значит, нужно сократить лишнее и усилить то, что есть.

Записывайте за руководителем главные мысли на стикеры, наклеивайте на доску или флипчарт — это поможет доработать смысл и структуру презентации. Один стикер = одна мысль. Меняйте местами, избавляйтесь от лишнего.

Чем проще структура, тем лучше аудитория слушает и понимает спикера. Стив Джобс неслучайно делал простую структуру для своих выступлений — «я расскажу вам три истории из моей жизни/мы выпустили три новых продукта».
Обязательно узнайте у организаторов, в каком формате и размере будет воспроизводиться презентация — то, что подходит для более близкого общения с 30 слушателя, не сработает для выступления перед 3000 человек.
10% в начале выступления заложите на то, чтобы начать с личной истории и установления контакта с аудиторией.

Забудьте про PowerPoint или Keynote на этапе создания рассказа, иначе сделать интересную презентацию не получится — вместо того, чтобы думать про людей в зале, вы будете мыслить белыми прямоугольниками слайдов.
3. Дизайн
После встречи нарисуйте раскадровку на флипчарте или от руки на листах А4 и согласуйте с начальником. Не бойтесь слайдов, на которых получается всего два слова — пусть пример выступлений Apple вас в этом поддерживает.
Слайд с выступления Лизы Джексон, вице-президента Apple по политике в области окружающей среды. Презентация новых продуктов Apple 12 сентября 2018.
Смысл каждого слайда должен считываться в первые 5 секунд. Если какую-то схему или диаграмму не получается нарисовать в раскадровке, это значит, что её нужно упрощать или сокращать.

После того, как вы создали интересную, сильную историю, ошибиться в дизайне уже гораздо сложнее.
4. Подача
Прорепетируйте с начальником всю презентацию — но не как чтение рассказа со сцены, а общение с аудиторией.

Идеальный вариант — сделать два прогона в офисе, чтобы синхронизировать визуальную часть и слова выступающего, а третий прогон провести на площадке, чтобы избавиться от ненужного напряжения и не отвлекаться во время выступления.

Подготовьте финальный файл, чтобы он соответствовал требованиям организаторов, и ваша история не прерывалась техническими неполадками.
Не занимайтесь вёрсткой слайдов — меняйте отношение выступающего к его презентации.
СТАТЬЮ СОЗДАЛИ
Текст
Сергей Слуцкий
Главный редактор
Юлия Слуцкая